Online Magasin "Ideer Til Dit Hjem" You Finde Ideer Og Originale LĂžsninger, PlanlĂŠgning Og Design Af Dit Hjem InteriĂžr Projekt

SĂ„dan Arkiveres Dokumenter?

SĂ„dan arkiveres dokumenter?

DokumenthÄndtering!

Arkiver og dokumenter

- De betragtes som arkiver, sĂŠt af dokumenter, der produceres og modtages af offentlige organer, offentlige institutioner og private enheder som fĂžlge af udĂžvelsen af ​​specifikke aktiviteter sĂ„vel som individuelt uanset informationsstĂžtten eller arten af ​​dokumenterne.

- Det betragtes som dokumenthÄndtering sÊttet af procedurer og tekniske operationer i forbindelse med produktion, behandling, brug, evaluering og arkivering i nuvÊrende og mellemliggende fase med henblik pÄ eliminering eller indsamling til permanent (dÞd arkiv) forvaring.

SĂ„dan sorteres dokumenter?

Dokumentets indhold, det vil sige emnet, bĂžr vĂŠre klassificeringskriteriet, hvilket gĂžr det muligt at gruppere dokumentariske arter (handel, memorandum, kvittering osv.), Der omhandler det samme emne i et dossier, en proces eller en mappe.

Loven

§ 4 - Alle har ret til at modtage oplysninger fra de offentlige organer om deres sérlige interesser eller kollektive eller almene interesser, der er indeholdt i arkivdokumenter, der vil blive givet inden for lovens gyldighedsperiode, med ansvar for ansvaret, undtagen dem, hvis hemmeligholdelse er af afgþrende betydning for sikkerheden samfundet og staten samt uoverensstemmelsen af ​​privatlivets fred, privatlivets fred, ére og menneskets image.

Art. 5 - Den offentlige administration vil hĂžre de offentlige dokumenter i
form af loven.

Klassificeringen skal udfþres af medarbejdere eller ansatte, der kender virksomhedens eller agenturets opbygning og drift, der er ansvarlig for arkivaktiviteten af ​​dokumenterne, og udfþres i fþlgende procedurer:

(1) analyse af dokumentet og sĂžgning af koden svarende til den faggruppe, som den tilhĂžrer og
(2) fremsendelse til arkivering med den kompetente sektor.

OBS. NĂ„r dokumentet ledsages af vedhĂŠftede filer, skal de modtage en kode svarende til dokumentet.

SĂ„dan arkiveres dokumenter?

NĂ„r fĂžrst klassificeret og behandlet, skal dokumentet sendes til dets destination for arkivering.

Arkivering (emne afsluttet) er at gemme dokumenterne pÄ plads.

PÄ dette stadium er al opmÊrksomhed nÞdvendig, fordi et fejlagtigt arkiveret dokument kan gÄ tabt, nÄr det Þnskes senere.

Arkiveringsoperationerne er som fĂžlger:

lĂŠse grunden til arkivering, ikke afregne for "fil";

Hvis dokumentet ikke er klassificeret, tildel en kode efter emnet;

Hvis du arkiverer dokumentet i mappen (sektorfil), skal du kontrollere forekomsten af ​​antecedents i den samme mappe og gruppere dem, der omhandler det samme emne og dermed den samme kode.

arkiver de suspenderede mapper i sekvensen af ​​de tildelte koder - brug en mappe for hver kode, sĂ„ man undgĂ„r "forskellige" klassificering.

Bestil de dokumenter, der ikke har antecedents i den etablerede rékkefþlge - kronologisk, alfabetisk, geografisk, verificere eksistensen af ​​kopier og eliminere dem
. Hvis der ikke er nogen original, skal du holde en enkelt kopi;

arkiver dokumentvedlÊgget, nÄr det er stort, i den relevante boks eller mappe, eksternt identificerer indholdet og registrerer dets placering i det dokument, der sendte det.

Arkivering og arkivering af dokumenter baseret pÄ emne / indhold gÞr det nemmere at hente den oprindelige sammenhÊng med oplysningerne og fremskynder evalueringstrinnet for sletning, overfÞrsel eller tilbagekaldelse (arkivering).

Video Redaktionelle: SÄdan fÄr du kundens digitale underskrift ind i SuperOffice

ï»ż
Menu